Asistente Administrativo y Financieroes

Global Communities
Global Communities

Posted on Sep 19, 2026

(La descripción del puesto está en español e inglés / job description is in Spanish and English)

Global Communities, fundada en 1952, es una organización internacional humanitaria y de desarrollo, atiende a 20 millones de personas cada año, capacitándolas para que mejoren sus propias vidas y sus medios de subsistencia y tengan un futuro mejor. Somos una organización políticamente neutral, sin fines de lucro y con sede principal en los Estados Unidos.

En Argentina, abrimos las puertas por primera vez a principios de 2018, implementando el programa 'Sembrando el Futuro'. La Global Communities, junto a John Deere Foundation (JDF), identificó oportunidades para aumentar las actividades de desarrollo comunitario que catalizará cambios significativos para las comunidades carentes, ubicadas en los alrededores de los lugares de operaciones de John Deere Argentina. La misión de este programa, de tres años de duración, es formar la capacidad de las comunidades e instituciones locales de priorizar sus necesidades y movilizar recursos para que sus condiciones socioeconómicas mejoren, especialmente la de los jóvenes, que se encuentran en situación de riesgo.

DESCRIPCIÓN SUMARIA DEL CARGO

El Asistente Administrativo y Financieroes responsable de apoyar al Coordinador de Programa en actividades diarias de la oficina, incluyendo: finanzas, recursos humanos TI y seguridad. El sistente Administrativo y Financieroe será supervisado por el Coordinador de Programa, aunque, tendrá un vínculo fuerte con el Coordinador de Administración y Finanzas en Brasil. Global Communities tendrá un proveedor para administrar la contabilidad local y la nómina. Sin embargo, el asistente administrativo hará los lanzamientos contables en nuestro sistema, el Quickbooks.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES DEL TRABAJO:

GESTIÓN DE PROVEDORES Y COMPRAS

  • Mantener contactos con proveedores locales, dar soporte logístico en la implementación de actividades programáticas, siendo sus principales actividades:
  1. Buscar provedores y realizar cotizaciones de precios;
  2. Obtener documentos requeridos para las órdenes de compra y de contratos de servicios;
  3. Realizar todas las compras y pagos;
  4. Cargas los pagos en el banco para aprobación;
  5. Revisar facturas y documentos de soporte para asegurarse de que los gastos se han realizado debidamente, que los cálculos son matemáticamente correctos y que la cantidad y los elementos declarados están de acuerdo con el documento que autoriza la compra;
  6. Preparar el comprobante de pago / recepción;

CONTABILIDAD

  • Principales actividades:
  1. Colocar los datos contables en el paquete de contabilidad "QuickBooks Pro"
  2. Recibir la nómina y provisiones de la firma de contabilidad. Revisar y registrar los asientos contables en el “QuickBooks Pro”.
  3. Hacer conciliaciones bancarias;
  4. Realizar la conciliación de datos contabilizados y de saldos de las cuentas entre "QuickBooks Pro" y saldos de la oficina de contabilidad;
  5. Mantener una lista de inventario de todos los bienes.
  6. Mantener archivos electrónicos de las finanzas, compras y recursos humanos y cierres contables;
  7. Facilitar los comprobantes al estudio contable;
  8. Realizar los informes mensuales y trimestrales y su posterior envío a matriz.

RECURSOS HUMANOS E GENERAL

  • Mantener actualizado los legajos de los colaboradores.
  • Pago de salarios y envío de recibos de sueldos.
  • Control de información de las vacaciones y del registro de horas de los empleados.
  • Auxiliar en la logística de viajes para los empleados, orientando y contactando con los alojamientos.

REQUISITOS:

  • Licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas, Recursos Humanos o un campo relacionado (preferible).
  • Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional relevante en finanzas, contabilidad, administración u operaciones de oficina.
  • Experiencia demostrada en un puesto similar de apoyo financiero y administrativo.Conocimiento práctico de principios contables, controles financieros, procesos de adquisiciones y procedimientos administrativos.
  • Experiencia en el uso de software de contabilidad, preferiblemente QuickBooks, y dominio de Microsoft Excel y otras aplicaciones de Microsoft Office.Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos en un entorno dinámico.
  • Excelentes habilidades organizativas con gran atención al detalle y precisión.
  • Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.
  • Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.
  • Sólida capacidad para resolver problemas y un enfoque proactivo para el apoyo a las operaciones.
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente en un equipo multicultural.
  • Se valoran conocimientos intermedios a avanzados de inglés.

Global Communities, founded in 1952, is an international humanitarian and development organization that serves 20 million people each year, empowering them to improve their own lives and livelihoods and build a better future. We are a politically neutral, nonprofit organization headquartered in the United States.

In Argentina, we first began operations in early 2018, implementing the “Sembrando el Futuro” program. Global Communities, in partnership with the John Deere Foundation (JDF), identified opportunities to expand community development activities that will catalyze significant changes for underserved communities located near John Deere Argentina’s operational sites. The mission of this three-year program is to build the capacity of local communities and institutions to prioritize their needs and mobilize resources to improve their socioeconomic conditions, especially those of at-risk youth.

SUMMARY JOB DESCRIPTION

The Finance and Administrative Assistant is responsible for supporting the Program Coordinator in day-to-day office activities, including: finance, human resources, IT, and security. The Finance and Administrative Assistant will report to the Program Coordinator but will maintain a close working relationship with the Administration and Finance Coordinator in Brazil. Global Communities will engage a vendor to manage local accounting and payroll. However, the Administrative Assistant will enter accounting entries into our system, QuickBooks.

MAIN JOB RESPONSIBILITIES:

SUPPLIER MANAGEMENT AND PURCHASING

Maintain contact with local vendors and provide logistical support for the implementation of program activities. Key responsibilities include:

  1. Identifying vendors and obtaining price quotes;
  2. Obtain the documents required for purchase orders and service contracts;
  3. Process all purchases and payments;
  4. Submitting payments to the bank for approval;
  5. Review invoices and supporting documents to ensure that expenses have been incurred properly, that calculations are mathematically correct, and that the quantities and items listed match the document authorizing the purchase;
  6. Prepare payment/receipt vouchers;

ACCOUNTING

Main activities:

  1. Enter accounting data into the “QuickBooks Pro” accounting software
  2. Receive payroll and provisions from the accounting firm. Review and record journal entries in “QuickBooks Pro.”
  3. Perform bank reconciliations;
  4. Reconcile recorded data and account balances between “QuickBooks Pro” and the accounting firm’s records;
  5. Maintain an inventory list of all assets.
  6. Maintain electronic records of finances, purchases, human resources, and financial closings;
  7. Provide supporting documents to the accounting firm;
  8. Prepare monthly and quarterly reports and submit them to headquarters.

HUMAN RESOURCES AND GENERAL

  • Keep employee files up to date.
  • Pay salaries and send pay stubs.
  • Track vacation information and employee time logs.
  • Assist with travel arrangements for employees, providing guidance and contacting accommodations.

QUALIFICATIONS:

  • Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business Administration, Human Resources, or a related field preferred.
  • Minimum of three (3) years of relevant professional experience in finance, accounting, administration, or office operations.
  • Demonstrated experience in a similar finance and administrative support role.
  • Working knowledge of accounting principles, financial controls, procurement processes, and administrative procedures.
  • Experience using accounting software, preferably QuickBooks, and strong proficiency in Microsoft Excel and other Microsoft Office applications.
  • Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
  • Strong organizational skills with exceptional attention to detail and accuracy.
  • Excellent interpersonal and communication skills.
  • Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
  • Strong problem-solving skills and a proactive approach to supporting operations.
  • Ability to work independently while collaborating effectively within a multicultural team environment.
  • Intermediate to advanced English language skills are desirable.
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